Was tun, wenn die Warenprüfung nicht bestanden wurde? Leitfaden zum Nachbesserungsprozess und zur Nachprüfung

Lassen Sie mich zunächst eine Situation schildern, die fast jeder im Außenhandel schon einmal erlebt hat: Vor dem VersandInspektion von WarenDer (PSI-)Bericht liegt vor, und der Prüfer hat in das Feld ”Ergebnis” des Berichts „FAILED (nicht bestanden)“ eingetragen. In dem Moment, in dem man dieses Wort sieht, schießt einem oft der Gedanke durch den Kopf: Ist diese Lieferung nun unbrauchbar? Können wir den Liefertermin noch einhalten? Wird die Fabrik die Kosten dafür übernehmen?

Eigentlich,Die Warenprüfung war nicht erfolgreich ≠ Die gesamte Charge wird verschrottet.Inspektion durch DritteDer Vorteil liegt gerade darin, dass Qualitätsprobleme bereits vor dem Versand abgefangen werden, sodass Ihnen Zeit für Nachbesserungen, Korrekturen undWiederholungsuntersuchungZeitfenster. Was Verkäufer wirklich ihr gesamtes Kapital kostet, ist niemals die ”nicht bestandene Qualitätsprüfung”, sondern die unsachgemäße Handhabung nach der Nichtbestehung, das Verpassen des Schiffsabfahrtstermins und der Versand von mangelhaften Waren.

In diesem Artikel soll eines klargestellt werden: Was ist das richtige Vorgehen, wenn die Warenprüfung nicht bestanden wurde?NachbearbeitungsprozessWas sind die Leitlinien für Nachuntersuchungen? Von der Interpretation des Befundberichts bis zur Vereinbarung eines Termins für die Nachuntersuchung – hier erfahren Sie ausführlich, was in jedem Schritt zu tun ist, an wen Sie sich wenden müssen und wie lange es dauert.

I. Zunächst den Wareneingangsprüfbericht verstehen: Drei Arten der Beanstandung – völlig unterschiedliche Vorgehensweisen

Wenn man ein negatives Prüfungsergebnis erhält, sollte man nicht als Erstes beim Hersteller vorstellig werden, sondern zunächst die Logik hinter der Beurteilung im Bericht nachvollziehen. Unabhängige Prüfunternehmen (wie z. B.Inspektion Online) Die von dieser Stelle ausgestellten Prüfberichte basieren in der Regel auf einer Stichprobenprüfung gemäß AQL (akzeptables Qualitätsniveau, gemäß der Norm ANSI/ASQ Z1.4 / ISO 2859-1), wobei die Ergebnisse im Allgemeinen in drei Kategorien fallen:

Hinweis: Sehen Sie sich zunächst die ”Fehlerkategorien” (kritische Fehler (Critical) / schwerwiegende Fehler (Major) / geringfügige Fehler (Minor)) und die ”Fehlerbeschreibungen” im Bericht an, bevor Sie eine Strategie für die Nachbesserung festlegen. Dies ist der erste Schritt des gesamten Prozesses und zugleich der Schritt, der am häufigsten übersprungen wird.

II. Ermittlung der Ursache für die Nichtkonformität: Liegt es am Kessel des Herstellers oder an einem Missverständnis hinsichtlich der Norm?

Bevor Sie die Arbeit überarbeiten, sollten Sie zunächst klären, wo das Problem liegt. Die häufigsten Ursachen lassen sich in drei Kategorien einteilen:

1. Probleme in der Produktion

– Schwankungen bei den Rohstoffchargen, Bedienungsfehler der Arbeiter, Einsparungen bei der Materialqualität aufgrund von Termindruck

– Solche Probleme lassen sich durch Nachbesserungen beheben, aber man muss genau darauf achten, ob nach der Nachbesserung nicht an anderer Stelle neue Probleme auftreten.”

2. Abweichungen beim Verständnis von Standards

– Die Fabrik hat die Produktion nach eigenem Ermessen durchgeführt, ohne sich an Ihre technischen Spezifikationen zu halten oder das Muster zu überprüfen.

– Bei dieser Art von Problemen ist keine Nachbesserung erforderlich; es reicht aus, nach erneuter Überprüfung der Standards eine Nachkontrolle durchzuführen, die jedoch schriftlich zu dokumentieren ist.

3. Der Umfang der Warenprüfung stimmt nicht mit der Beschreibung in der Bestellung überein

– Zum Beispiel wird zwar die Funktion geprüft, dem Kunden ist aber eigentlich das Aussehen wichtiger; oder die AQL-Stufe wurde falsch festgelegt

– Bei solchen Problemen empfehlen wir, sich mit der Prüfstelle in Verbindung zu setzen und gegebenenfalls eine erneute Prüfung zu veranlassen.

Das Ergebnis dieses Schritts ist ein „Formular zur Feststellung der Gründe für die Nichtkonformität“: Wer ist verantwortlich, welcher Umfang muss nachbearbeitet werden, wer trägt die Verantwortung und bis wann muss die Nachbesserung abgeschlossen sein. Machen Sie keine mündlichen Vereinbarungen, damit Sie im Falle eines Problems eine Grundlage haben.

III. Der fünfstufige Prozess der Nachbesserung: Vom Nachbesserungsplan bis zum Abschluss der Nachbesserung

Nachdem die Ursache ermittelt wurde, wird der offizielle Nachbesserungsprozess eingeleitet. Der Standardablauf ist wie folgt:

Schritt 1: Erstellung eines Plans für die Nachbesserung

Ein Nacharbeitsplan umfasst mindestens vier Elemente:

– Umfang der Nachbearbeitung: Vollständige Nachbearbeitung (100%, Stück-für-Stück-Prüfung) oder partielle Nachbearbeitung (nur Behebung der Mängel)

– Kriterien für Nacharbeiten: Auf welcher technischen Spezifikation und welcher Fehlerdefinition basieren diese?

– Frist für Nachbesserungen: Festlegung des Fertigstellungstermins, Rückwärtsplanung des Liefertermins, Einplanung eines Zeitfensters für die Nachprüfung

– Organisation der Nachprüfung: Wer organisiert die Nachprüfung nach Abschluss der Nachbesserungsarbeiten und zu welchem Zeitpunkt?

Wie wählt man die Art der Nachbearbeitung aus? Als Orientierungshilfe dient die folgende Vergleichstabelle:

Schritt 2: Prozesssteuerung

– Fordern Sie vom Werk die Aufzeichnungen über den Nachbearbeitungsprozess an (wer hat die Nachbearbeitung durchgeführt, wie viele Teile wurden nachbearbeitet, Aufzeichnungen über festgestellte Mängel).

– Einsatz eines Mitarbeiters vor Ort zur Überwachung (dringend empfohlen bei Aufträgen mit hohem Warenwert und engen Lieferfristen)

– Nachbearbeitete Produkte sind getrennt von den nicht nachbearbeiteten Produkten zu lagern und eindeutig zu kennzeichnen, um eine Vermischung zu verhindern.

Schritt 3: Bestätigung des Abschlusses der Nachbesserung

– Überprüfen, ob die Anzahl der Nacharbeiten mit der Auftragsmenge übereinstimmt

– Die Qualität der Nachbesserung überprüfen und sicherstellen, dass ”die nachgebesserten Stellen in Ordnung sind und die übrigen Stellen nicht beschädigt wurden”

Schritt 4: Beantragung einer erneuten Überprüfung (entscheidender Schritt)

Eine Nachprüfung ist nicht einfach nur eine weitere Prüfung, sondern unterliegt klaren Regeln, siehe Abschnitt 4 weiter unten.

Schritt 5: Versand nach bestandener Nachprüfung

Nach bestandener Nachprüfung (PASS) wird der Versand auf Grundlage des Nachprüfungsberichts veranlasst. Gleichzeitig werden die drei Dokumente – der erste Prüfbericht, das Nacharbeitsprotokoll und der Nachprüfungsbericht – archiviert.

IV. Leitfaden zur Nachuntersuchung: Wann findet die Nachuntersuchung statt? Wie läuft sie ab? Wie werden die Kosten berechnet?

4.1 Zeitpunkt der Nachuntersuchung

Die Nachprüfung muss erst nach vollständiger Fertigstellung der Nachbesserungsarbeiten erfolgen. Wird eine Nachprüfung beantragt, bevor die Nachbesserungsarbeiten abgeschlossen sind, wird lediglich Zeit für die Warenprüfung verschwendet und der Liefertermin verpasst. Es wird empfohlen, den Zeitplan wie folgt zu gestalten:

– Am Tag der Fertigstellung der Nachbesserung → Absprache des Termins für die erneute Prüfung mit der Prüfstelle

– Standardaufträge: Die Nachprüfung erfolgt innerhalb von 1–3 Werktagen nach der Nachbesserung

– Aufträge mit knapper Lieferfrist: Sich frühzeitig mit der Prüfstelle in Verbindung setzen, um eine beschleunigte Bearbeitung zu vereinbaren

4.2 Regeln für die Stichprobenauswahl bei Nachprüfungen

Die Stichproben bei Nachprüfungen sind in der Regel strenger als bei der Erstprüfung. In der Branche übliche Vorgehensweise:

– Stichprobenumfang: Die Stichprobe wird gemäß demselben AQL-Standard erneut gezogen; einige Stellen wenden bei der Nachprüfung strengere Stichprobenvorschriften an (z. B. Erhöhung des Stichprobenumfangs um eine Stufe).

– Bewertungskriterien: Übereinstimmung mit der Erstabnahme; Durchführung gemäß ANSI/ASQ Z1.4 (ISO 2859-1)

– Schwerpunkte der Nachprüfung: Die bei der ersten Prüfung beanstandeten Mängel müssen besonders gründlich überprüft werden; gleichzeitig ist stichprobenartig zu prüfen, ob bei der Nachbesserung neue Probleme aufgetreten sind.

4.3 Wie werden die Kosten für eine Nachuntersuchung berechnet?

Dies ist eine der am häufigsten gestellten Fragen unserer Kunden. Es muss klargestellt werden: Ob für eine Nachprüfung Gebühren anfallen und in welcher Höhe, hängt davon ab, wem die Verantwortung für die Nichtkonformität zuzuschreiben ist, sowie von den Richtlinien der jeweiligen Stelle.

– Mängel, die auf das Verschulden des Herstellers zurückzuführen sind → Die Kosten für die Nachprüfung werden in der Regel vom Hersteller getragen (oder zwischen dem Kunden und dem Hersteller vereinbart)

– Nichtkonformität aufgrund von Missverständnissen hinsichtlich der Normen bzw. des Geltungsbereichs → Einige Stellen können eine kostenlose oder vergünstigte Nachprüfung vereinbaren

– Es wird empfohlen, die Bedingungen für eine Nachprüfung bereits bei der ersten Bestellung klar festzulegen, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

Am Beispiel von „Yanhuo Online“ lässt sich zeigen, dass dessenInspektionsdienstDas Angebot umfasst verschiedene Arten von Prüfungen, darunter die Prüfung zu Beginn der Produktion (IPC), die Prüfung während der Produktion (DUPRO) und die Prüfung vor dem Versand (PSI). Die Berichte werden spätestens 4 Stunden nach der Warenprüfung ausgestellt, und Anträge auf Nachprüfungen können über die Selbstbedienungsplattform schnell gestellt werden, sodass eine zeitnahe Reaktion gewährleistet ist.

4.4 Auswertung der Ergebnisse der Nachuntersuchung

Wenn die Ware bei zwei aufeinanderfolgenden Nachprüfungen weiterhin die Anforderungen nicht erfüllt, deutet dies darauf hin, dass das Problem nicht in einer ”unvollständigen Nachbesserung” liegt, sondern in einem systemischen Problem in der Produktion. In diesem Fall sollte man entschlossen den Verlust begrenzen und nicht in einen endlosen Kreislauf von Nachbesserungen geraten – erwägen Sie eine 100-prozentige Prüfung (100%-Prüfung), um die einwandfreien Teile herauszusortieren und auszuliefern, oder führen Sie eine Neubewertung des Lieferanten durch (siehe„Wie man erkennt, ob eine Fabrik zuverlässig ist: 10 Details, auf die man bei einer Werksbesichtigung achten sollte“).

V. Häufige Irrtümer (Leitfaden zur Vermeidung von Fallstricken)

Irrtum 1: Nicht bestandene Warenprüfung = alles muss nachbearbeitet werden

Nein. Das hängt vom Schweregrad und der Anzahl der Mängel ab. Bei geringfügigen, vereinzelten und nebensächlichen Mängeln kann nach Absprache mit dem Kunden eine Auswahl zur Auslieferung getroffen werden.

Irrtum 2: Nach Abschluss der Nachbesserung reicht es aus, das Ergebnis selbst einmal durchzugehen; eine erneute Überprüfung ist nicht erforderlich.

Die Qualität der Nachbesserung muss durch eine Überprüfung durch einen unabhängigen Dritten bestätigt werden; erst dann ist der Bericht glaubwürdig und kann als Grundlage für den Versand dienen.

Irrtum 3: Eine erneute Prüfung bedeutet, dass man den vollen Preis für die Warenprüfung noch einmal zahlen muss

Die Kosten für eine Nachprüfung, deren Verantwortung beim Werk liegt, werden in der Regel vom Werk getragen; liegt die Verantwortung bei der Auslegung der Norm, kann dies mit der zuständigen Stelle abgesprochen werden. Entscheidend ist, dass dies bei der Auftragserteilung klar vereinbart wird.

Irrtum 4: Um die Lieferfrist einzuhalten, wird die Ware zunächst versandt und der Prüfbericht nachgereicht.

Dies ist der gefährlichste Arbeitsschritt. Wenn bei der Ankunft im Hafen Probleme festgestellt werden, gibt es weder einen Nachprüfungsbericht als Nachweis, noch besteht die Möglichkeit, Nachbesserungen vorzunehmen – wodurch sich der Verlust verdoppelt.

Irrtum 5: Bei Nichtbestehen der Nachprüfung wird die Arbeit immer wieder überarbeitet

Wenn zwei aufeinanderfolgende Nachprüfungen nicht bestanden wurden, sollte der Produktionszyklus unterbrochen werden; es sollte eine 100-Prozent-Prüfung oder ein Lieferantenwechsel in Betracht gezogen werden, um den Verlust rechtzeitig zu begrenzen.

FAQ

Frage 1: Wie lange dauert eine Nachprüfung in der Regel, wenn die Warenprüfung nicht bestanden wurde?

In der Regel erfolgt die Nachprüfung und die Erstellung des Berichts innerhalb von 1–3 Werktagen nach Abschluss der Nachbesserung. Anbieter wie „Yanhuo Online“ ermöglichen eine schnelle Online-Terminvereinbarung für die Nachprüfung; der Bericht wird im schnellsten Fall innerhalb von 4 Stunden erstellt. Bei engen Terminvorgaben kann eine Eilbearbeitung vereinbart werden.

Frage 2: Ändert sich die Stichprobengröße bei der Nachprüfung?

Ja. Bei einer Nachprüfung wird in der Regel eine neue Stichprobe nach demselben AQL-Standard entnommen; einige Stellen wenden dabei strengere Stichprobenkriterien an (die Stichprobengröße wird um eine Stufe erhöht), um sicherzustellen, dass die Qualität der Nachbesserung tatsächlich den Anforderungen entspricht.

Frage 3: Wer übernimmt die Kosten für die Nachuntersuchung?

Dies hängt davon ab, wem die Verantwortung für die Nichtkonformität zuzuschreiben ist. Sind die Probleme auf die Produktion im Werk zurückzuführen, werden die Kosten für die Nachprüfung in der Regel vom Werk getragen; sind sie auf unterschiedliche Auslegungen der Normen zurückzuführen, kann dies mit der Prüfstelle abgesprochen werden. Es wird empfohlen, bei der Auftragserteilung die Bedingungen für eine Nachprüfung im Vertrag klar festzulegen.

Frage 4: Was ist zu tun, wenn die Ware nach der Nachbesserung bei der erneuten Prüfung immer noch nicht den Anforderungen entspricht?

Den Kreislauf der Nacharbeit unterbrechen. Maßnahmen zur Verbesserung: Rücksprache mit der Werksleitung, Prüfung eines Lieferantenwechsels oder Beantragung einer 100-prozentigen Prüfung (100%-Prüfung), um konforme Produkte auszusortieren und auszuliefern und so den Verlust so weit wie möglich zu minimieren.

Frage 5: Lohnt es sich, eine Kleinserie, die die Qualitätsprüfung nicht bestanden hat, nachbearbeiten und erneut prüfen zu lassen?

Das lohnt sich, insbesondere bei Aufträgen mit hohem Stückpreis oder bei Aufträgen von neuen Lieferanten. Die Kosten für eine Nachprüfung sind in der Regel überschaubar, während die Kosten für Rücksendungen, Schadensersatzansprüche und negative Bewertungen aufgrund von Mängeln bei der Auslieferung weitaus höher sind.

Die Ablehnung bei der Warenprüfung bedeutet, dass Qualitätsmängel bereits im Inland und vor dem Versand abgefangen wurden – genau darin liegt der Kernnutzen einer Warenprüfung durch Dritte (weitere Informationen finden Sie unter„Warum muss vor dem Versand eine Warenprüfung durchgeführt werden? Wie hilft Ihnen eine Warenprüfung durch einen unabhängigen Dritten, Verluste zu vermeiden?“). Solange man den Ablauf ”Bericht lesen → Ursache ermitteln → Nachbesserung → Antrag auf Nachprüfung → Versand nach bestandener Nachprüfung” befolgt, können die allermeisten Bestellungen pünktlich und in der gewünschten Qualität ausgeliefert werden – was sogar zuverlässiger ist als eine Lieferung ohne Qualitätsprüfung.

Das Leistungsspektrum professioneller unabhängiger Warenprüfungsunternehmen (wie z. B. „Yanhe Online“) umfasst den gesamten Prozess, von Stichprobenprüfungen über Vollkontrollen bis hin zur Überwachung der Containerbeladung. Das Netzwerk der Prüfer erstreckt sich über die wichtigsten Industriezentren in China sowie über Südostasien, darunter Vietnam, Indien und Indonesien, und bietet Ihnen einen lückenlosen Service von der Erstprüfung über die Nachverfolgung von Nachbesserungen bis hin zur Nachprüfung.

Falls Ihre Ware gerade nachbearbeitet wird oder Sie sich vorab über den Ablauf der Nachprüfung informieren möchten – wenden Sie sich noch heute an „Yange Online“, um ein kostenloses Prüfkonzept und Unterstützung bei der Nachprüfung zu erhalten.

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Haftungsausschluss: Der Inhalt dieses Artikels basiert auf branchenüblichen Vorgehensweisen. Für die konkrete Beurteilung der Warenprüfung sind die vertraglichen Vereinbarungen sowie die offiziellen Prüfberichte der unabhängigen Prüfstellen maßgebend; die Richtlinien für Nachprüfungen, die Kosten und der Zeitplan richten sich nach den jeweils aktuellsten Angaben der jeweiligen Prüfstellen.